Peple implementatie: een goede start met je HR- en payrollsoftware
Nieuwe HR- en payrollsoftware invoeren is meer dan gegevens overzetten en medewerkers toegang geven. Je wilt dat processen goed verlopen, salarissen kloppen en iedereen prettig met het systeem kan werken. Een goede Peple implementatie begint daarom met inzicht in je organisatie. Wat werkt al goed, wat kan eenvoudiger en hoe richt je de software zo in dat deze echt iets toevoegt?
Peple biedt software voor HR, payroll en finance. Daarmee kunnen organisaties hun personeelsadministratie, salarisverwerking en bijbehorende processen beter op elkaar laten aansluiten. Maar de mogelijkheden komen pas goed tot hun recht wanneer de inrichting past bij de dagelijkse praktijk.
Bij a·s WORKS begeleiden we organisaties bij het implementeren en inrichten van HR- en payrollsoftware. We kijken niet alleen naar de technische kant, maar ook naar de mensen die ermee gaan werken. Want een systeem kan nog zo uitgebreid zijn, uiteindelijk moet het vooral duidelijk, betrouwbaar en prettig in gebruik zijn.
Als officieel erkend Peple-partner helpen we je bij een doordachte inrichting, een zorgvuldige voorbereiding en een goede ingebruikname.
Bespreek jouw Peple implementatie
Wat houdt een Peple implementatie in?
Bij een Peple implementatie wordt de software ingericht voor de processen en behoeften van jouw organisatie. Dat betekent onder andere dat personeelsgegevens worden voorbereid, rollen en rechten worden ingesteld, workflows worden ingericht en de salarisverwerking goed wordt afgestemd.
Daar komt vaak meer bij kijken dan vooraf wordt gedacht. Zeker wanneer verschillende afdelingen, cao's, contractvormen en bestaande systemen een rol spelen.
Een implementatie is daarom een goed moment om kritisch naar de huidige werkwijze te kijken. Waarom voeren we bepaalde gegevens eigenlijk twee keer in? Zijn alle goedkeuringsstappen nodig? En kan de samenwerking tussen HR en salarisadministratie eenvoudiger?
Door deze vragen vooraf te stellen, voorkom je dat oude problemen worden meegenomen naar de nieuwe omgeving.
Niet alleen de software, maar ook de werkwijze
Een verlofaanvraag lijkt bijvoorbeeld eenvoudig. Toch kunnen er verschillende mensen en afspraken bij betrokken zijn. Een medewerker dient de aanvraag in, de leidinggevende beoordeelt deze en HR of payroll moet over de juiste gegevens beschikken.
Wanneer dit proces goed is ingericht, verloopt het grotendeels automatisch. Is de inrichting onduidelijk, dan ontstaan er alsnog losse e-mails, extra controles en handmatige correcties.
Dat is precies waarom een goede implementatie zo belangrijk is. Je wilt niet alleen een werkend systeem, maar vooral een systeem dat het werk gemakkelijker maakt.
Peple implementeren in 7 stappen
Iedere organisatie heeft andere wensen en uitgangspunten. Toch bestaat een zorgvuldig implementatietraject meestal uit een aantal herkenbare stappen.
Onderstaande aanpak geeft een goed beeld van wat er komt kijken bij het invoeren van Peple software.
1. Inventarisatie van de huidige situatie
Voordat we iets veranderen, kijken we eerst naar de bestaande processen. Hoe is de personeelsadministratie georganiseerd? Welke systemen worden gebruikt? Hoe komen mutaties bij de salarisadministratie terecht? En welke werkzaamheden kosten onnodig veel tijd?
Ook bespreken we wat de organisatie wil bereiken. Misschien wil je vooral minder handmatige administratie. Of juist betere rapportages, meer mogelijkheden voor medewerkers of een betere samenwerking tussen HR en payroll.
Bij de inventarisatie kijken we onder andere naar:
- De huidige HR- en payrollprocessen.
- De organisatiestructuur, afdelingen en kostenplaatsen.
- Arbeidsvoorwaarden, cao's en salarisregelingen.
- Bestaande software en noodzakelijke koppelingen.
- De gewenste workflows en goedkeuringsprocedures.
- Gebruikersrollen, autorisaties en verantwoordelijkheden.
- Rapportages en informatiebehoeften.
Deze informatie vormt de basis voor de verdere inrichting.
2. Een duidelijk implementatieplan maken
Als bekend is wat er moet gebeuren, kunnen de werkzaamheden worden gepland. Daarbij kijken we naar de gewenste startdatum, benodigde gegevens, betrokken medewerkers en belangrijke momenten binnen de organisatie.
Vooral bij salarisadministratie is een goede planning essentieel. Je wilt immers voorkomen dat een overgang samenvalt met een kritisch moment in de salarisverwerking zonder dat alles voldoende is getest.
In het implementatieplan spreken we af wie waarvoor verantwoordelijk is, welke onderdelen eerst worden opgepakt en wanneer controles plaatsvinden.
Zo weet iedereen wat er verwacht wordt en blijven werkzaamheden overzichtelijk.
3. Peple software inrichten
Daarna begint de daadwerkelijke inrichting van de software. De organisatiestructuur wordt vastgelegd, gebruikers krijgen de juiste rechten en belangrijke processen worden geconfigureerd.
Voor HR kan dit bijvoorbeeld betekenen dat verlofaanvragen, personeelswijzigingen en goedkeuringsprocedures worden ingericht.
Voor payroll kijken we naar salarisgegevens, relevante regelingen, controles en de verwerking van mutaties.
Bij de inrichting besteden we aandacht aan:
- Organisatiegegevens en afdelingsstructuur.
- Gebruikersaccounts, rollen en autorisaties.
- Personeelsgegevens en arbeidsvoorwaarden.
- HR-workflows en goedkeuringsprocessen.
- Salarisinstellingen en mutatieverwerking.
- Kostenplaatsen en financiële gegevens.
- Rapportages en eventuele koppelingen.
Het doel is niet om zoveel mogelijk mogelijkheden aan te zetten. We kiezen juist voor een inrichting die past bij de werkzaamheden en overzichtelijk blijft voor de gebruikers.
4. Gegevens overzetten en controleren
Bij de overstap naar een nieuw systeem moeten vaak bestaande gegevens worden overgenomen. Denk aan personeelsdossiers, contractgegevens, salarisinformatie en organisatorische gegevens.
Dat vraagt om zorgvuldigheid. Gegevens kunnen verouderd, onvolledig of op verschillende manieren vastgelegd zijn.
Daarom is het verstandig om vóór de gegevensoverdracht te controleren welke informatie nodig is en of deze correct is.
Een schone gegevensbasis maakt het dagelijks gebruik later een stuk eenvoudiger.
Welke gegevens automatisch kunnen worden overgezet en welke handmatig moeten worden gecontroleerd, hangt af van de huidige software en de beschikbare migratiemogelijkheden.
5. Workflows, koppelingen en salarisverwerking testen
Een systeem dat technisch werkt, is nog niet automatisch klaar voor dagelijks gebruik. Daarom is testen een belangrijk onderdeel van de implementatie.
Kunnen medewerkers verlof aanvragen? Ontvangt de juiste leidinggevende een melding? Worden wijzigingen goed verwerkt? Kloppen de gebruikersrechten? En komen de juiste gegevens bij payroll terecht?
Bij de salarisadministratie kunnen proefberekeningen of parallelle controles nodig zijn om verschillen met de bestaande verwerking op te sporen.
We kijken bijvoorbeeld naar:
- De juistheid van personeels- en salarisgegevens.
- De werking van workflows en goedkeuringen.
- De verwerking van loonmutaties.
- De resultaten van salarisberekeningen.
- De uitwisseling van gegevens met andere systemen.
- De toegang en rechten van verschillende gebruikers.
- De betrouwbaarheid van belangrijke rapportages.
Door verschillende praktijksituaties te testen, worden problemen zichtbaar voordat medewerkers dagelijks met het systeem aan de slag gaan.
6. Medewerkers begeleiden bij de ingebruikname
Nieuwe software betekent vaak ook een nieuwe manier van werken. Zelfs wanneer processen eenvoudiger worden, moeten medewerkers wennen aan andere schermen, handelingen en verantwoordelijkheden.
Daarom is het belangrijk om gebruikers tijdig bij de veranderingen te betrekken.
HR-medewerkers hebben andere uitleg nodig dan salarisadministrateurs, leidinggevenden of medewerkers die alleen hun eigen gegevens willen raadplegen.
Door de begeleiding af te stemmen op de verschillende gebruikersgroepen, wordt de overstap overzichtelijker en ontstaan er minder vragen na de start.
7. Evalueren en verder optimaliseren
Na de ingebruikname begint het dagelijks werken met Peple pas echt. Dan blijkt hoe processen in de praktijk verlopen en waar nog verbeteringen mogelijk zijn.
Misschien vraagt een bepaalde workflow om een kleine aanpassing. Of blijkt dat medewerkers behoefte hebben aan een ander rapport of een duidelijkere inrichting.
Door deze ervaringen te verzamelen en verbeterpunten op te pakken, blijft de software aansluiten op de organisatie.
Wil je na de implementatie hulp bij het dagelijks gebruik? Bekijk onze mogelijkheden voor Peple ondersteuning en functioneel beheer.
Peple HRM implementatie: van personeelsgegevens tot workflows
De HR-afdeling heeft dagelijks te maken met veranderingen. Nieuwe medewerkers beginnen, contracten worden aangepast, medewerkers vragen verlof aan en leidinggevenden willen inzicht in hun teams.
Wanneer deze werkzaamheden via verschillende systemen of losse documenten verlopen, ontstaat al snel dubbel werk.
Bij de implementatie van Peple HRM kijken we daarom naar de volledige route die personeelsgegevens binnen de organisatie afleggen.
Wie voert een wijziging in? Wie moet deze controleren? Welke gegevens zijn nodig voor payroll? En welke handelingen kunnen automatisch verlopen?
Workflows die aansluiten op de praktijk
Een goed ingerichte workflow zorgt ervoor dat een aanvraag automatisch bij de juiste persoon terechtkomt. Dat kan bijvoorbeeld gaan om verlof, contractwijzigingen of andere personeelsmutaties.
Maar automatisering is alleen handig wanneer de onderliggende afspraken duidelijk zijn. Daarom bekijken we eerst welke goedkeuringen nodig zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Zo voorkomen we dat processen onnodig ingewikkeld worden.
De juiste gegevens bij de juiste medewerkers
Niet iedereen binnen een organisatie mag dezelfde informatie bekijken of wijzigen. Een leidinggevende heeft andere rechten nodig dan een salarisadministrateur of HR-medewerker.
Het goed instellen van autorisaties is daarom een belangrijk onderdeel van de inrichting. Daarmee kunnen medewerkers hun werkzaamheden uitvoeren, terwijl persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor de juiste gebruikers.
Peple payroll implementatie: salarissen moeten gewoon kloppen
Bij de overstap naar nieuwe payrollsoftware is de salarisverwerking vaak een van de belangrijkste aandachtspunten. Medewerkers rekenen erop dat hun salaris op tijd en correct wordt betaald.
Daarom vraagt de implementatie van Peple Payroll om een zorgvuldige voorbereiding en uitgebreide controles.
We kijken naar de bestaande salarisadministratie, gebruikte regelingen, cao-afspraken, arbeidsvoorwaarden en de manier waarop loonmutaties worden verwerkt.
Ook de aansluiting tussen HR en payroll is belangrijk. Een contractwijziging, nieuwe medewerker of aanpassing in het aantal uren moet uiteindelijk correct worden verwerkt.
Controle van salarisgegevens en berekeningen
Voor de ingebruikname is het verstandig om belangrijke salarisgegevens te controleren en waar nodig proefberekeningen uit te voeren.
Dat kan helpen om verschillen in bijvoorbeeld bruto-nettoberekeningen, toeslagen, inhoudingen of andere salariscomponenten tijdig te ontdekken.
Welke controles nodig zijn, hangt af van de complexiteit van de salarisadministratie en de gekozen inrichting.
Een goede aansluiting tussen HR en payroll
Wanneer HR en payroll dezelfde actuele gegevens gebruiken, hoeft informatie minder vaak handmatig te worden overgenomen.
Dat levert tijdwinst op en helpt invoerfouten voorkomen. Een goede verbinding tussen beide onderdelen is daarom een belangrijk aandachtspunt tijdens de Peple implementatie.
Peple koppelen aan bestaande systemen
De meeste organisaties gebruiken naast HR- en payrollsoftware nog andere applicaties. Denk aan planning, tijdregistratie, financiële administratie, identity management of rapportagetools.
Het is niet altijd wenselijk of mogelijk om al deze systemen te vervangen. Daarom bekijken we tijdens de implementatie welke koppelingen nodig zijn.
Peple biedt mogelijkheden om informatie met andere applicaties uit te wisselen, onder andere via API's en integraties. Welke koppelingen beschikbaar zijn, hangt af van de gebruikte producten en systemen.
Vooraf is het belangrijk om duidelijk vast te leggen welke gegevens worden uitgewisseld, welk systeem leidend is en hoe wijzigingen worden verwerkt.
Daarmee voorkom je dat informatie op verschillende plekken uiteen gaat lopen.
Veelvoorkomende valkuilen bij een software-implementatie
Een implementatie verloopt meestal een stuk prettiger wanneer vooraf duidelijk is waar de risico's zitten. Een aantal aandachtspunten zien we regelmatig terug bij de invoering van HR- en payrollsoftware.
Oude processen één op één overnemen
Een nieuw systeem biedt de kans om werkzaamheden anders en slimmer in te richten. Toch zijn organisaties soms geneigd om bestaande processen precies na te bouwen.
Daarmee blijven onnodige stappen bestaan. Het is verstandiger om eerst te bekijken waarom een proces op een bepaalde manier verloopt en of dat nog nodig is.
Te weinig aandacht voor gegevenskwaliteit
Wanneer bestaande gegevens fouten of onduidelijkheden bevatten, worden die problemen mogelijk meegenomen naar de nieuwe omgeving.
Een goede controle vooraf voorkomt later veel correctiewerk.
Medewerkers pas op het laatste moment betrekken
Gebruikers weten vaak precies waar de huidige werkwijze lastig is. Door hen vroeg bij de implementatie te betrekken, komen praktische problemen eerder aan het licht.
Bovendien begrijpen medewerkers beter waarom bepaalde veranderingen worden doorgevoerd.
Onvoldoende testen vóór de start
Juist bij HR- en payrollsoftware kunnen kleine fouten grote gevolgen hebben. Een verkeerde autorisatie, onjuiste mutatie of ontbrekende koppeling kan voor extra werk zorgen.
Neem daarom voldoende tijd om belangrijke processen vooraf te testen.
Geen aandacht voor beheer na de implementatie
Na de ingebruikname blijven er vragen en wijzigingen komen. Denk aan nieuwe gebruikers, veranderingen in arbeidsvoorwaarden of aanvullende rapportagewensen.
Door vooraf afspraken te maken over functioneel beheer en ondersteuning, blijft duidelijk wie deze werkzaamheden oppakt.
Hoe lang duurt een Peple implementatie?
De benodigde tijd verschilt per organisatie. Een relatief eenvoudige inrichting vraagt minder voorbereiding dan een uitgebreide implementatie met meerdere cao's, complexe workflows en koppelingen met andere systemen.
Ook de kwaliteit van bestaande gegevens, de beschikbaarheid van medewerkers en de gewenste startdatum spelen een rol.
Een betrouwbare planning kunnen we daarom pas maken wanneer duidelijk is welke werkzaamheden nodig zijn.
Bij a·s WORKS kijken we samen naar de omvang van het project en de stappen die moeten worden uitgevoerd. Zo ontstaat een realistische planning die rekening houdt met de dagelijkse werkzaamheden binnen jouw organisatie.
Wat kost een Peple implementatie?
De kosten van een implementatie zijn afhankelijk van de gekozen softwareonderdelen, de complexiteit van de organisatie en de hoeveelheid begeleiding die nodig is.
Een organisatie met eenvoudige HR-processen heeft doorgaans een andere implementatiebehoefte dan een werkgever met meerdere vestigingen, uiteenlopende arbeidsvoorwaarden en uitgebreide koppelingen.
Ook gegevensoverdracht, testen en training kunnen onderdeel zijn van de werkzaamheden.
Om een goede inschatting te maken, bekijken we eerst welke ondersteuning nodig is. Zo betaal je niet voor werkzaamheden die niets toevoegen en weet je wat je van het traject kunt verwachten.
Vraag advies over jouw implementatie
Peple implementatie door een erkend partner
Bij het invoeren van HR- en payrollsoftware wil je kunnen vertrouwen op mensen die niet alleen de techniek kennen, maar ook begrijpen hoe personeelsadministratie en salarisverwerking in de praktijk werken.
a·s WORKS is sinds oktober 2026 officieel erkend partner van Peple. Daardoor hebben onze consultants rechtstreeks contact met de softwareleverancier en kunnen we organisaties ondersteunen bij implementatie en gebruik.
We combineren kennis van HR- en payrollsoftware met ervaring in consultancy, procesverbetering en functioneel beheer.
Dat betekent dat we niet alleen kijken of een instelling technisch klopt, maar ook of de gekozen oplossing prettig werkt voor de mensen die ermee aan de slag gaan.
Wat kun je van a·s WORKS verwachten?
- Een praktische inventarisatie van je huidige HR- en payrollprocessen.
- Advies over een passende inrichting van Peple software.
- Begeleiding bij gegevensvoorbereiding en inrichting.
- Ondersteuning bij het testen van processen en berekeningen.
- Aandacht voor de medewerkers die met de software gaan werken.
- Advies over verbeteringen en beheer na de ingebruikname.
- Korte lijnen met Peple als erkend partner.
Zo werken we aan een inrichting die niet alleen op de eerste dag goed functioneert, maar ook daarna aansluit op jouw organisatie.
Meer weten over onze specialisten? Bekijk onze Peple consultancy en ontdek hoe we organisaties ondersteunen.
Van HR2day naar Peple: hoe zit het met de overgang?
In oktober 2026 maakten Peple en HR2day bekend dat zij hun krachten bundelen. Beide bedrijven maken deel uit van Visma en werken aan een gezamenlijk platform voor HR, payroll en finance.
Voor bestaande HR2day-gebruikers is vooral de vraag wat dit betekent voor hun huidige software en toekomstige inrichting.
Peple heeft aangegeven dat HR2day voorlopig ondersteund blijft en dat de overgang naar het gezamenlijke platform gefaseerd zal verlopen, in overleg met klanten.
Dat betekent dat een overstap niet voor iedere organisatie op hetzelfde moment of op dezelfde manier zal plaatsvinden.
Gebruik je momenteel HR2day? Dan is het verstandig om de ontwikkelingen te volgen, maar niet vooruit te lopen op migratiestappen die nog niet zijn vastgesteld.
Lees meer op onze pagina HR2day stopt: wat betekent dit voor jouw organisatie?.
Wil je eerst meer weten over het platform zelf? Bekijk dan onze uitleg over Peple Visma en de mogelijkheden voor HR, payroll en finance.
Peple implementeren binnen jouw organisatie?
Overweeg je Peple, wil je een bestaande omgeving verbeteren of heb je vragen over de inrichting van HR- en payrollprocessen?
Onze consultants denken graag met je mee. We bekijken hoe jouw organisatie werkt, welke wensen er zijn en welke stappen nodig zijn om de software goed te laten aansluiten.
Of het nu gaat om een uitgebreide implementatie of een gerichte aanpassing: we houden het praktisch en overzichtelijk.
Een goede implementatie begint met een goed gesprek. Vertel ons wat je wilt bereiken, dan kijken we samen hoe we je kunnen helpen.
Neem contact op over Peple implementatie
Veelgestelde vragen over Peple implementatie
Wat is een Peple implementatie?
Bij een Peple implementatie wordt de HR- en payrollsoftware ingericht voor de processen van een organisatie. Denk aan personeelsgegevens, workflows, autorisaties, salarisverwerking, rapportages en koppelingen. Ook het testen van processen en begeleiden van medewerkers hoort bij een zorgvuldig implementatietraject.
Hoe lang duurt het implementeren van Peple?
Dat hangt af van de omvang en complexiteit van de organisatie, het aantal softwareonderdelen en de benodigde gegevensoverdracht. Ook koppelingen en de beschikbaarheid van medewerkers spelen een rol. Na een inventarisatie kan een realistische planning worden opgesteld.
Wat kost een Peple implementatie?
De kosten zijn afhankelijk van de werkzaamheden, de gewenste inrichting en de benodigde begeleiding. Een eenvoudige inrichting vraagt doorgaans minder tijd dan een uitgebreide implementatie met meerdere afdelingen, cao's en externe koppelingen. a·s WORKS kan helpen om de benodigde werkzaamheden vooraf in kaart te brengen.
Kunnen bestaande personeelsgegevens worden overgezet naar Peple?
In veel situaties kunnen bestaande personeelsgegevens worden overgenomen. Welke gegevens automatisch kunnen worden gemigreerd en welke controles nodig zijn, hangt af van het huidige systeem en de beschikbare importmogelijkheden. Een zorgvuldige voorbereiding is belangrijk om fouten te voorkomen.
Kunnen we onze bestaande HR-processen behouden?
Dat is afhankelijk van de gewenste werkwijze en de mogelijkheden van de software. Tijdens de implementatie bekijken we welke processen behouden kunnen blijven en waar aanpassingen zinvol zijn. Het is vaak een goed moment om onnodige handelingen en ingewikkelde workflows te vereenvoudigen.
Kan Peple gekoppeld worden aan andere systemen?
Peple biedt mogelijkheden voor gegevensuitwisseling via API's en andere integraties. Denk aan koppelingen met financiële administratie, planning of tijdregistratie. Welke koppelingen mogelijk zijn, hangt af van de gebruikte systemen en de beschikbare technische mogelijkheden.
Moeten medewerkers een training volgen?
Dat hangt af van hun werkzaamheden en ervaring met de software. Voor HR-medewerkers, salarisadministrateurs en functioneel beheerders is gerichte uitleg vaak verstandig. Medewerkers die alleen eenvoudige handelingen uitvoeren, hebben doorgaans minder begeleiding nodig.
Is Peple hetzelfde als HR2day?
Nee. Peple en HR2day waren afzonderlijke softwareaanbieders binnen de Visma-groep. In oktober 2026 kondigden zij aan samen verder te gaan en te werken aan één gezamenlijk platform voor HR, payroll en finance. De bestaande HR2day-software blijft voorlopig ondersteund.
Kan a·s WORKS helpen bij de implementatie van Peple?
Ja. a·s WORKS is officieel erkend Peple-partner en helpt organisaties bij advies, inrichting, implementatie en het verbeteren van HR- en payrollprocessen. Onze consultants combineren softwarekennis met ervaring in de dagelijkse praktijk van HR en salarisadministratie.
Wat gebeurt er na de implementatie?
Na de ingebruikname blijven er meestal vragen, wijzigingen en verbeterpunten ontstaan. Met goed functioneel beheer zorg je ervoor dat gebruikers worden geholpen en de inrichting blijft aansluiten op je organisatie. a·s WORKS kan hierbij ondersteunen.
