Slimme HR2day tips

HR2day heeft onderzoek gedaan naar de beste oplossing voor de toekomst en is er besloten om van SignRequest over te stappen naar ValidSign. Door gebruik te maken van ValidSign krijg je alle opties waaraan je gewend bent. Ook zijn er nog een aantal extra’s die je zullen opvallen:

• Je hoeft niet meer extra in te loggen in een andere applicatie. Het verzenden van een ondertekeningsverzoek doe je direct vanuit HR2day. Wel zo gebruiksvriendelijk;
• Bij het verzenden kun je aangeven onder welke categorie van het Digitaal Dossier het ondertekende document moet worden geplaatst. Uiteraard kun je dat ook voor de verschillende documenttypen vooraf standaard inregelen;
• Na het terugschrijven van het ondertekende document kan het niet getekende exemplaar automatisch worden verwijderd. Uiteraard is ook dit als standaard in te stellen;
• Bij het verzenden van een document hoef je geen e-mailadressen voor de extra ondertekenaars meer in te voeren. Er wordt nu gewerkt met eenvoudige drop-down menu’s;
• Je kunt een ondertekeningsverzoek vanuit een verzuimrecord versturen;
• Er zijn meer mogelijkheden om je document vooraf in te richten, zodat je tijdens het versturen geen voorbereidingshandelingen meer hoeft te verrichten.

Daarnaast zijn er nog tal van mogelijkheden die HR2day in de komende releases ook zal toevoegen namelijk:

1. Meerdere documenten versturen in één ondertekeningsverzoek;
2. Ondertekeningsverzoeken kunnen versturen vanuit een wijzigingsproces;
3. Automatische reminders kunnen instellen;
4. Instelling of het zakelijk óf privé e-mailadres gebruikt moet worden.

De komende maanden zal HR2day alle klanten één voor één overzetten van SignRequest naar ValidSign. HR2day zal ervoor zorgen dat je je huidige mailmerge documenten met ondertekeningstags direct kunt gebruiken in ValidSign. Nadat de schakelaar van SignRequest omgezet is naar ValdiSign, blijft je SignRequest account nog 3 maanden geldig. Hierdoor kunnen reeds verzonden ondertekeningsverzoeken gewoon worden afgehandeld.

Het HR Interaction Center (HIC) is een nieuw tabblad, speciaal ontwikkeld voor specifieke doelgroep gebruikers binnen jouw organisatie. Het biedt een gepersonaliseerde omgeving met functiegerichte functionaliteit en informatie aan.

Belangrijkste kenmerken

1. Rolgebaseerde inrichting
Je bepaalt via toewijzingsregels precies welke onderdelen (panelen) zichtbaar zijn voor specifieke functies. Voorbeeld: een secretaresse ziet alleen de relevante panelen die voor haar rol nodig zijn.

2. Efficiënt en doelgericht
Medewerkers zien enkel wat ze nodig hebben, wat zorgt voor meer overzicht en een snellere interactie met het systeem.

3. Toekomstige uitbreiding voor HR
Het HIC wordt verder uitgebreid met functionaliteiten die specifiek handig zijn voor HR-medewerkers. Voorheen waren deze niet beschikbaar op het MIC-tabblad (gericht op managers).

4. Onafhankelijk van standaardrollen
Met het HIC creëren we een losstaande, op maat gemaakte interface voor uiteenlopende functies – onafhankelijk van de traditionele ‘medewerker’ of ‘manager’-rollen.

Waarom is dit belangrijk?
Met de introductie van het HIC zetten we een grote stap in het personaliseren en optimaliseren van de gebruikerservaring binnen het HR2day-platform. De juiste informatie, voor de juiste gebruiker, op het juiste moment – dát is waar het om draait.

De nieuwe HR AI-Assistent Daisy is een persoonlijke, digitale HR-expert, 24/7 beschikbaar voor jouw medewerkers om al je vragen binnen je HR2day medewerker omgeving (Medewerker Interaction Center) te beantwoorden over onderwerpen zoals verlof, ziekteprocedures, salarisinformatie, bedrijfsregels en meer. Daisy heeft toegang tot alle relevante en actuele HR-documenten die specifiek zijn voor jouw bedrijf. Zo krijg je altijd een gepersonaliseerd, betrouwbaar en compliant antwoord. Privacy is volledig gewaarborgd.

Belangrijkste functionaliteiten
1. Slimme zoekfunctie
Stel je vraag, en Daisy vindt razendsnel het juiste antwoord in je HR-documentatie.

2. Profiel specifieke antwoorden
Daisy herkent het profiel van de medewerker en past haar antwoorden daarop aan.

3. Directe toegang tot informatie
Geen wachttijden meer. Je ontvangt direct antwoord, zonder tussenkomst van HR.

4. Altijd beschikbaar
Werk je ’s avonds of in het weekend? Daisy staat altijd voor je klaar.

Voordelen voor jouw organisatie
• Verhoogt de efficiëntie van HR-processen
• Vermindert tot wel 80% van de eerste-lijnsvragen
• Verhoogt direct de medewerkerstevredenheid en betrokkenheid
• HR kan zich richten op strategische en complexe vraagstukken

In het Klimaatakkoord is afgesproken dat de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 met één megaton gereduceerd moet zijn! Om dit te kunnen realiseren is er nieuwe wet- en regelgeving, bedoeld voor bedrijven met 100+ medewerkers.

Vanaf 1 juli 2024 zijn deze bedrijven verplicht de CO2-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit te registreren. Voor 1 juli 2025 moet er gerapporteerd worden over de zakelijke dienstreizen en over het woon-werkverkeer die gemaakt zijn vanaf 1 juli 2024.

Wij hebben veel vragen gekregen hoe voldaan kan worden aan de registratie verplichting en CO2 rapportage. Het is namelijk eenvoudig om direct in de arbeidsrelatie van de medewerker aan te geven wat het standaard vervoermiddel is. Dit is de eerste stap die nodig is voor de CO2 rapportage verplichting over de zakelijke ritten die de medewerker maakt. In HR2day is een vervoermiddel categorieën lijst beschikbaar. In dit veld kan je één van de vervoermiddelen selecteren die in het voorschrift van het Ministerie voor deze rapportage zijn opgenomen.

In het kader van de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM) is het ook mogelijk om gebruik te maken van de HR2day survey module. In deze module kan je gebruik maken van een mobiliteit survey om een woon-werk enquête aan te maken en uit te sturen naar je medewerkers. De resultaten van de enquête zijn vervolgens te analyseren en te bekijken.

Worstelt u ook met de CO2 registratieplicht en de praktische uitvoerbaarheid ervan? Wij helpen dagelijks HR2day klanten en delen graag onze ervaringen met u.

Deze release brengt talloze verbeteringen op het gebied van:

• Selfservice & Workflow
• HR & Talent Management
• Payroll & HR Analytics
• Organisatie & Systeem

Je leest er hier alles over.