Slimme AFAS tips

Met de inrichting van vrije inkoopaanvragen op AFAS Insite zorg je ervoor dat medewerkers eerst een goedkeuring krijgen voordat zij een bestelling gaan plaatsen. Denk hierbij aan het bestellen van een bloemetje voor een zieke collega of de aanschaf van een nieuwe laptop.

De voordelen:

• goedkeuring voordat een bestelling plaatsvindt
• beoordeling door budgethouders middels een workflow
• meer grip op uitgaven door medewerkers
• mogelijkheid tot het aanmaken van verplichtingen

SCORFI staat voor: Salaris, COntract, Rooster, Functie en Instantie.

Deze basisingrediënten kunnen steeds vaker vanuit de self service-mogelijkheden door de medewerker en/of manager gemuteerd worden. Met als positief gevolg: vastlegging bij de bron en elimineren van sub-routes.
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Of geïnteresseerd om uw huidige proces eens te herzien? Omdat u bijvoorbeeld ooit bent gestart met (enkele) MSS varianten, maar inmiddels ook benieuwd bent naar de ESS varianten?

Wij zien bij onze klanten steeds meer de behoefte om documenten te digitaliseren en het proces hieromheen te versimpelen. In AFAS is het mogelijk documenten te standaardiseren en automatisch te genereren en vullen met gegevens uit het systeem. Ook is het mogelijk om de documenten digitaal te ondertekenen.
Laat je dit invoerwerk over aan het systeem, dan haalt het altijd de meest actuele gegevens op van de medewerker aan wie je de brief stuurt en staan onderdelen zoals de (verzend)datum en (adres)gegevens altijd goed. De foutkans is daardoor aanzienlijk lager.

De belangrijkste voordelen op een rijtje:

• efficiënt
• minder kans op fouten
• werken met de laatste versie van een document
• documenten worden automatisch opgeslagen in het digitale personeelsdossier

Wij zien dat er steeds vaker projectmatig gewerkt wordt. Daarbij is het natuurlijk van groot belang dat de projectkosten en opbrengsten bewaakt worden. a•s WORKS ondersteunt u bij het optimaal inrichten en gebruiken van de AFAS-module Projectadministratie. Denk hierbij aan kostenfacturen, maar ook aan urenregistratie en het maken van bijvoorbeeld verkoopfacturen.

In het Klimaatakkoord is afgesproken dat de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 met één megaton gereduceerd moet zijn! Om dit te kunnen realiseren is er nieuwe wet- en regelgeving, bedoeld voor bedrijven met 100+ medewerkers. Vanaf 1 juli 2024 zijn deze bedrijven verplicht de CO2-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit te registreren.

Voor 1 juli 2025 moet er gerapporteerd worden over de zakelijke dienstreizen en over het woon-werkverkeer die gemaakt zijn vanaf 1 juli 2024. a•s WORKS wil dit allemaal wat gemakkelijker voor u maken. Wij vertellen u graag hoe dit met behulp van de software van AFAS gerealiseerd kan worden. Zo weet u zeker dat u vanaf 1 juli 2024 aan deze rapportageverplichting kunt voldoen.

Voor het opstellen van jaarrekeningen door klanten, die voor hun financiële administratie gebruik maken van software van AFAS, heeft a•s WORKS een volledig geautomatiseerde oplossing ontwikkeld om de kwantitatieve gegevens voor de jaarrekening op te stellen.

Voordelen:

• automatisch cijfers vullen middels koppeling met AFAS Profit met een brugstaat voor de accountant
• correcties in de administratie kunnen direct worden bijgewerkt
• door tijdsbesparing meer focus op de inhoud

Met een druk op de knop kunt u de kopiefactuur/herinnering mailen naar de klant zodat zij deze z.s.m. kunnen verwerken. Gaat het om meerdere kopiefacturen/herinneringen? Geen enkel probleem. Dit wordt heel gemakkelijk samengevoegd in één ZIP-bestand en zo netjes verstuurd naar de debiteur.

Met deze functionaliteit kunt u vastleggen welke bedrijfseigendommen (telefoons, laptops, sleutels, etc.) ter beschikking zijn gesteld aan uw medewerkers. Bij uitdiensttreding moeten deze zaken doorgaans weer worden ingeleverd.

Thuiswerken of hybridewerken is al lang niet meer nieuw en is bij veel bedrijven het nieuwe normaal geworden. Dit nieuwe werken brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Denk hierbij aan bezetting, het aantal werkplekken en de gevolgen voor de salarisadministratie. Zo heeft het thuiswerken impact op de vaste reiskostenvergoeding. Ook kan de thuiswerkvergoeding voor extra administratieve lasten zorgen.

a•s WORKS helpt u hierbij. Zo zorgen we er bijvoorbeeld voor dat uw medewerkers eenvoudig via het thuiswerkportaal in AFAS kunnen aangeven wanneer zij thuis of op kantoor werken. Vervolgens is het thuiswerken direct gekoppeld aan de juiste vergoeding. Daarmee gaat deze vergoeding automatisch mee in het gehele payrollproces. Ook is het mogelijk om de een thuiswerkvergoeding als declaratieproces te gebruiken.

De update van Profit 2 wordt momenteel uitgeleverd onder bestaande AFAS klanten. Deze update levert niet alleen diverse wettelijke- en CAO wijzigingen, maar lost ook een aantal Profit 1 issues op en geeft een aantal nieuwe mogelijkheden.

Denk bijvoorbeeld aan mogelijkheden rondom het tonen van Profit-schermen op een tweede monitor. Maar ook een verbeterd gebruik van sneltoetsen (wat wij erg aanmoedigen), verbeteringen in autorisaties, verbeteringen rondom personenmobiliteit, optimalisatie van de ketenregeling en een optimalisatie van de verzamelloonlijst.

Een andere belangrijke wijziging die in Profit 2 is doorgevoerd is de Scanbox. Dit is de nieuwe scan-en-herken oplossing van AFAS. Hierbij wordt het straks mogelijk om vanuit een mailbox of vanuit een bestandslocatie, PDF inkoopfacturen in te lezen, te scannen/herkennen en vervolgens te controleren én te verwerken in Profit.

Maak slim gebruik van repeterende taken in AFAS. Repeterende taken helpen je om tijd te besparen en je werkzaamheden te stroomlijnen. Met repeterende taken kun je verschillende taken automatiseren, zoals het genereren en versturen van facturen, het uitvoeren van periodieke rapportages, het opvolgen en overdragen van openstaande taken of het verzenden van herinneringen en notificaties. De historie wordt vastgelegd in AFAS en er blijven geen taken liggen.

Cijfers, Cijfers, Cijfers. Ziet u door de bomen het bos niet meer? Misschien hebben wij wel de perfecte oplossing voor u: Impact© Light. Door speciaal ingerichte connectoren koppelen wij AFAS met Power BI. Hiermee geven wij via dashboards inzicht in HRM en allerlei financiële data. Heel overzichtelijk en erg gemakkelijk.

Mag een medewerker bepaalde kostenplaatsen niet zien? Geen probleem. Door onze ingenieuze autorisatie is het mogelijk om selectief gegevens te tonen in de dashboards.

Wat is er dan zo light aan? De gebruikers hoeven alleen maar in te loggen en de cijfers te interpreteren. Impact© Light doet de rest.

Maak je nog geen gebruik van de AFAS pocket app? Wat ons betreft een gemiste kans. Vergroot je mogelijkheden en die van je medewerkers. Zo heb je bijvoorbeeld altijd en overal toegang tot je CRM-gegevens. Denk hierbij aan verlof, verzuim, het boeken van uren én je openstaande taken.

Via de Werkkostenregeling mag u als werkgever onbelast vergoedingen geven. Het totale bedrag moet wel onder de 1,18% blijven van de loonsom van al uw medewerkers samen (1,7% voor de eerste € 400.000,-). Dit is de vrije ruimte. Komt het bedrag van de vergoedingen boven deze grens? Dan moet u over dat extra bedrag 80% belasting betalen!

a•s WORKS heeft een handige cockpit gebouwd voor AFAS Insite waarmee u real-time in de gaten kunt houden of u nog binnen de vrije ruimte blijft.

Wij kunnen u helpen om snel en zorgeloos het begrotingstraject te doorlopen met op maat gesneden oplossingen voor elke organisatie. U krijgt een realistisch inzicht op basis van een eigen begrotingsomgeving. Onze oplossing biedt een export naar de financiële administratie en is geschikt voor meerjarenbegrotingen.

Eén van de afspraken uit het Klimaatakkoord betreft de invoer van een normerende regeling om negatieve klimaateffecten van werkgebonden personenmobilitieit terug te dringen. In een notendop betekent het dat organisaties met 100 medewerkers of meer de reisbewegingen en bijbehorende CO2-uitstoot van hun medewerkers zullen moeten gaan registreren.

Uw eerste rapportage met betrekking tot mobiliteit moet u in het voorjaar van 2025 opleveren. Deze rapportage gaat over het jaar 2024. Wij ondersteunen u graag met dit thema. Onder andere door de inrichting van de verschillende data- en rapportage-sets. Hiermee ondersteunen wij u bij tijdige oplevering van uw rapportages.

Een uitdaging waar we veel organisaties mee zien worstelen is het tijdig verwijderen van data in het kader van de privacy-wetgeving. U weet ongetwijfeld dat u de personeelsdossiers van medewerkers die uit dienst zijn maximaal twee jaar mag bewaren. Maar wat gebeurt er dan precies na die twee jaar? Krijgt een collega de taak om dit te doen of is dit nog een open eindje? En hoe controleert u dit?

Nog een voorbeeld. Mogelijk werkt u met Sollicitant Self Service, waarbij de sollicitant zelf kan aangeven dat zijn/haar gegevens één jaar bewaard mogen worden. En wat gebeurt er dan precies na één jaar? Worden de gegevens daadwerkelijk verwijderd? En hoe controleert u dit?

Wij ondersteunen u graag met deze thema’s. Onder andere door de bewaartermijnen van de verschillende datasets in te richten en heldere processen en werkafspraken in te richten indien er actie benodigd is. Hierdoor wordt het in-lijn zijn met de privacywet een stuk minder complex.

Met het periodeafsluitingsplan van AFAS is dat mogelijk. In het periodeafsluitingsplan staan alle stappen die aan de hand van een tijdspad gedaan moeten worden om tijdige en betrouwbare jaarcijfers op te leveren.

Voordelen:

• vooraf het draaiboek vaststellen
• heldere planning
• automatische workflowtaken
• alles binnen AFAS Profit

De software van AFAS is sterk in het beoordelen via een workflow. Dit kan ook bij een memoriaalboeking, met of zonder procuratieschema. Wil je toch alleen bij een bepaald bedrag of boeking een beoordelaar gebruiken? Ook dat kan. Van beoordelaar tot projectleider. Jij bepaalt welke kant de boeking op gaat. Maar we gaan nog een stapje verder. Door gebruik te maken van vrije velden is de financiële module nog flexibeler en heb je nog meer grip op je boeking. Zoals je leest is er heel veel mogelijk.

Wij zien dat het betalingsproces bij veel organisaties via allerlei communicatiekanalen loopt. Daardoor is dit proces later vaak onnavolgbaar. Zo kan het zijn dat er een crediteurenbatch betaald moet worden en er een opsteller is die even wat via de mail naar een beoordelaar stuurt. Dan is er een tweede beoordelaar die hier naar kijkt. Zij hebben samen via de mail, MS Teams of WhatsApp contact. Als de opsteller de taak krijgt om de crediteurenbatch aan te maken en in de bank te zetten, is er een andere medewerker die dit in de bank moet accorderen. Om te kijken welke afspraken er over de betaling zijn gemaakt, dient die medewerker verschillende communicatiekanalen te raadplegen. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een salarisbetaling, interne overboekingen of een terugbetaling debiteuren.

Dit kan veel eenvoudiger in AFAS. Taakgestuurd inclusief een opbouw van het “betalingsdossier”. Zo is alles centraal te vinden, is duidelijk wie welke taak heeft, zijn taken overdraagbaar en wordt het hele proces navolgbaar.

De implementatie van AFAS Profit en AFAS InSite is een grote stap voor uw organisatie. De inrichting hiervan vraagt veel van uw personeel. Er zal vraag zijn naar efficiënte workflows en migratie van veel data. Wij nemen deze zorg uit handen. Met professionele ondersteuning en begeleiding hebben wij inmiddels meer dan 40 implementaties succesvol ingevoerd.

Heb jij binnen jouw organisatie alle taken rondom het off-boarden van een medewerker al goed geregeld? Door gebruik te maken van draaiboektaken kunnen alle taken rondom het off-boarden op vaste moment bij de juiste personen binnen de organisatie worden klaargezet. Denk hierbij aan taken voor ICT voor het blokkeren van toegang of taken aan de medewerker zelf voor bijvoorbeeld het inleveren van bedrijfseigendommen.

Met AFAS is het mogelijk om diverse loonmutaties via InSite te laten lopen. Dit voorkomt losse e-mailtjes naar en handmatige invoer door de salarisadministratie.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• Een medewerker die zichzelf aanmeldt voor de personeelsvereniging. Dit resulteert automatisch in een maandelijkse inhouding op de loonstrook.
• Een leidinggevende die aan het eind van het jaar een bonus toekent aan de medewerkers.

Zo zijn er nog veel meer toepassingen mogelijk.

Heb jij binnen jouw organisatie al verschillende taken rondom het onboarden van een nieuwe medewerker? Denk bij onboardingtaken bijvoorbeeld aan:

• gereedmaken van de werkplek
• een bos bloemen bestellen
• toegangspas uitleveren

Al deze onboardingstaken kunnen in AFAS worden opgenomen in een draaiboek. Met het draaiboek zorg jij ervoor dat er geen taken worden vergeten en alle taken op specifieke momenten door de juiste personen worden gestart. Hierdoor weet je zeker dat jouw nieuwe medewerker een warm welkom krijgt en een vliegende start kan maken!

Kent u in AFAS de mogelijkheden van enquêtes al? Wat ons betreft is dit een onontdekte parel die maar zelden gebruikt wordt. Immers bent u net zoals iedere organisatie continu op zoek naar verbeteringen in uw bedrijfsprocessen of op zoek naar kansen in de markt. En groot potentieel van dergelijke verbeteringen en kansen is op te halen bij de diverse stakeholders: medewerkers, klanten, leveranciers en relaties.
Via InSite en via Outsite kunt u heel gericht en specifiek deze waardevolle informatie ophalen, analyseren en borgen.

Werkt uw organisatie al enige tijd met AFAS? Dan is de kans groot dat naar verloop van tijd een wildgroei aan autorisaties is ontstaan. Of dat de huidige autorisatiestructuur niet meer aansluit op uw praktijksituatie.
a•s WORKS kijkt graag met u mee hoe wij samen de autorisatiestructuur kunnen optimaliseren en automatiseren. Denk hierbij aan:

• het inperken van handmatige autorisatierollen
• het optimaliseren en opschonen van bestaande rollen
• het automatiseren van de autorisatierollen (door deze te koppelen aan functies, selecties of persoonlijke rollen)

Met onze handige rekentool op InSite bereken je eenvoudig de hoogte van de transitievergoeding voor een medewerker. Je legt hiermee automatisch een nabetalingscontract vast nadat de workflow is goedgekeurd. Wat ons betreft een must have om als werkgever in control te zijn. De regelgeving is tegenwoordig zo dat een medewerker al recht heeft op een transitievergoeding vanaf de eerste werkdag.

Werk je al enige tijd met AFAS InSite of OutSite en matcht de layout hiervan inmiddels niet meer met de huisstijl? Dan wordt het wellicht tijd om e.e.a. van een nieuw likje verf te voorzien. Met een nieuw thema voor InSite en OutSite kijken we naar:

• het logo
• het lettertype
• de kleurstelling
• het gebruik van knoppen
• de indeling

De vakantie staat voor de deur. In AFAS is het mogelijk om je processen soepel door te laten lopen middels het inrichten van vervangers. Als je ziek bent of op vakantie gaat neemt je vervanger, of die van je afwezige collega, je taken over. De vervanger wordt dan verantwoordelijk voor het proces dat jij dagelijks uitvoert.

Wij regelen de complete inrichting van uw gehele facturatieproces. Denk hierbij aan de inrichting van de:

• verkoopfacturen
• grootboekrekeningen
• btw
• artikelen en artikelgroepen
• lay-out van uw facturen

Naast een compleet nieuwe inrichting valt er misschien ook nog winst te behalen door tijdige en accurate verwerking van de facturatie. Ook hier kunnen wij u bij helpen.

Bijna iedereen heeft te maken met de krapte op de arbeidsmarkt. Hierdoor krijgen bedrijven ook steeds vaker te maken met het proces van Werving & Selectie. AFAS kan helpen dit proces heel inzichtelijk te maken: het proces van vacature tot indiensttreding kan volledig worden geborgd in AFAS.
Zo kan de sollicitant gegevens aanvullen, documenten toevoegen en het sollicitatieproces volgen via Outsite (website). Daarnaast kan de organisatie het volledige sollicitatieproces stroomlijnen via workflows in InSite (intranet).

Als u gebruik maakt van een externe applicatie zijn er mogelijkheden om via een koppeling deze externe applicatie te laten werken met AFAS. Met een koppeling kun je zowel gegevens ophalen, bewerken en ook weer terugsturen. a•s WORKS is gespecialiseerd in het realiseren van deze koppelingen. Wij doen dit o.a. met de software van arbo-dienstverleners en Cogix | Grip op onderwijsfinanciën. Daarnaast bieden we ondersteuning om samen met externe applicaties een dergelijke koppeling tot stand te kunnen brengen.

Wij richten controle-bankrekeningen in waarbij aan de hand van een toegevoegde bijlage door een bevoegd functionaris de juistheid van de ingevoerde bankrekening gecontroleerd wordt. Het gevolg hiervan is dat een bankrekening niet eerder vrijgegeven wordt voor betalingen voordat deze akkoord is bevonden. Met deze inrichting implementeert u het vierogen-principe in uw administratie. Er wordt in het proces vastgelegd wie de bankrekening geaccordeerd heeft en wie deze heeft aangemaakt.

Met de inrichting van het Matrix uren boeken in AFAS kun je gemakkelijk je uren boeken per project. Op deze manier is meer inzicht in de gemaakte uren per week maar ook in de gemaakte uren per project.

Binnen AFAS Insite is een nieuwe functionaliteit beschikbaar die in veel omgevingen nog niet wordt gebruikt. En volgens ons is dat een gemiste kans. Deze functionaliteit maakt het namelijk voor de medewerker mogelijk om favoriete reisdoelen op te slaan bij het indienen van een declaratie. Een groot voordeel voor de medewerker. Zo wordt het indienen van een reiskostendeclaratie een fluitje van een cent.