AFAS tips

Slimme AFAS tips

We hebben onze slimme tips verdeeld in 3 categorieën. Zo vindt u snel en gemakkelijk een oplossing die voor u interessant zou kunnen zijn. Voor specifieke vragen kunt u natuurlijk ook altijd direct contact met ons opnemen.

Grip op je to-do lijst?

Grip op je to-do lijst?

Maak slim gebruik van repeterende taken in AFAS. Repeterende taken helpen je om tijd te besparen en je werkzaamheden te stroomlijnen. Met repeterende taken kun je verschillende taken automatiseren, zoals het genereren en versturen van facturen, het uitvoeren van periodieke rapportages, het opvolgen en overdragen van openstaande taken of het verzenden van herinneringen en notificaties. De historie wordt vastgelegd in AFAS en er blijven geen taken liggen.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Maak slim gebruik van repeterende taken in AFAS. Repeterende taken helpen je om tijd te besparen en je werkzaamheden te stroomlijnen.

lees meer
Meer grip op uw betalingsproces?

Meer grip op uw betalingsproces?

Wij zien dat het betalingsproces bij veel organisaties via allerlei communicatiekanalen loopt. Daardoor is dit proces later vaak onnavolgbaar. Zo kan het zijn dat er een crediteurenbatch betaald moet worden en er een opsteller is die even wat via de mail naar een beoordelaar stuurt. Dan is er een tweede beoordelaar die hier naar kijkt. Zij hebben samen via de mail, MS Teams of WhatsApp contact. Als de opsteller de taak krijgt om de crediteurenbatch aan te maken en in de bank te zetten, is er een andere medewerker die dit in de bank moet accorderen. Om te kijken welke afspraken er over de betaling zijn gemaakt, dient die medewerker verschillende communicatiekanalen te raadplegen. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor een salarisbetaling, interne overboekingen of een terugbetaling debiteuren.

Dit kan veel eenvoudiger in AFAS. Taakgestuurd inclusief een opbouw van het “betalingsdossier”. Zo is alles centraal te vinden, is duidelijk wie welke taak heeft, zijn taken overdraagbaar en wordt het hele proces navolgbaar.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Wij zien dat het betalingsproces bij veel organisaties via allerlei communicatiekanalen loopt. Daardoor is dit proces later vaak onnavolgbaar.

lees meer
Zorgeloos starten met AFAS

Zorgeloos starten met AFAS

De implementatie van AFAS Profit en AFAS InSite is een grote stap voor uw organisatie. De inrichting hiervan vraagt veel van uw personeel. Er zal vraag zijn naar efficiënte workflows en migratie van veel data. Wij nemen deze zorg uit handen. Met professionele ondersteuning en begeleiding hebben wij inmiddels meer dan 40 implementaties succesvol ingevoerd.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

De implementatie van AFAS Profit en AFAS InSite is een grote stap voor uw organisatie.

lees meer
Verwijderen van data, voor u geen probleem?

Verwijderen van data, voor u geen probleem?

Een uitdaging waar we veel organisaties mee zien worstelen is het tijdig verwijderen van data in het kader van de privacy-wetgeving. U weet ongetwijfeld dat u de personeelsdossiers van medewerkers die uit dienst zijn maximaal twee jaar mag bewaren. Maar wat gebeurt er dan precies na die twee jaar? Krijgt een collega de taak om dit te doen of is dit nog een open eindje? En hoe controleert u dit?

Nog een voorbeeld. Mogelijk werkt u met Sollicitant Self Service, waarbij de sollicitant zelf kan aangeven dat zijn/haar gegevens één jaar bewaard mogen worden. En wat gebeurt er dan precies na één jaar? Worden de gegevens daadwerkelijk verwijderd? En hoe controleert u dit?

Wij ondersteunen u graag met deze thema’s. Onder andere door de bewaartermijnen van de verschillende datasets in te richten en heldere processen en werkafspraken in te richten indien er actie benodigd is. Hierdoor wordt het in-lijn zijn met de privacywet een stuk minder complex.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Een uitdaging waar we veel organisaties mee zien worstelen is het tijdig verwijderen van data in het kader van de privacy-wetgeving. U weet ongetwijfeld dat u de personeelsdossiers van medewerkers die uit dienst zijn maximaal twee jaar mag bewaren. Maar wat gebeurt er dan precies na die twee jaar?

lees meer
Off-boarden slimmer inrichten

Off-boarden slimmer inrichten

Heb jij binnen jouw organisatie alle taken rondom het off-boarden van een medewerker al goed geregeld? Door gebruik te maken van draaiboektaken kunnen alle taken rondom het off-boarden op vaste moment bij de juiste personen binnen de organisatie worden klaargezet. Denk hierbij aan taken voor ICT voor het blokkeren van toegang of taken aan de medewerker zelf voor bijvoorbeeld het inleveren van bedrijfseigendommen.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Heb jij binnen jouw organisatie alle taken rondom het off-boarden van een medewerker al goed geregeld?

lees meer
Het voordeel van loonmutaties via InSite

Het voordeel van loonmutaties via InSite

Met AFAS is het mogelijk om diverse loonmutaties via InSite te laten lopen. Dit voorkomt losse e-mailtjes naar en handmatige invoer door de salarisadministratie.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Een medewerker die zichzelf aanmeldt voor de personeelsvereniging. Dit resulteert automatisch in een maandelijkse inhouding op de loonstrook.
  • Een leidinggevende die aan het eind van het jaar een bonus toekent aan de medewerkers.

Zo zijn er nog veel meer toepassingen mogelijk.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Met AFAS is het mogelijk om diverse loonmutaties via InSite te laten lopen.

lees meer
Onboardingstaken in AFAS opnemen in een draaiboek

Onboardingstaken in AFAS opnemen in een draaiboek

Heb jij binnen jouw organisatie al verschillende taken rondom het onboarden van een nieuwe medewerker? Denk bij onboardingtaken bijvoorbeeld aan:

• gereedmaken van de werkplek
• een bos bloemen bestellen
• toegangspas uitleveren

Al deze onboardingstaken kunnen in AFAS worden opgenomen in een draaiboek. Met het draaiboek zorg jij ervoor dat er geen taken worden vergeten en alle taken op specifieke momenten door de juiste personen worden gestart. Hierdoor weet je zeker dat jouw nieuwe medewerker een warm welkom krijgt en een vliegende start kan maken!

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Heb jij binnen jouw organisatie al verschillende taken rondom het onboarden van een nieuwe medewerker? Denk bij onboardingtaken bijvoorbeeld aan:

• gereedmaken van de werkplek
• een bos bloemen bestellen
• toegangspas uitleveren

lees meer
Onontdekte parel: Enquêtes!

Onontdekte parel: Enquêtes!

Kent u in AFAS de mogelijkheden van enquêtes al? Wat ons betreft is dit een onontdekte parel die maar zelden gebruikt wordt. Immers bent u net zoals iedere organisatie continu op zoek naar verbeteringen in uw bedrijfsprocessen of op zoek naar kansen in de markt. En groot potentieel van dergelijke verbeteringen en kansen is op te halen bij de diverse stakeholders: medewerkers, klanten, leveranciers en relaties.
Via InSite en via Outsite kunt u heel gericht en specifiek deze waardevolle informatie ophalen, analyseren en borgen.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Kent u in AFAS de mogelijkheden van enquêtes al? Wat ons betreft is dit een onontdekte parel die maar zelden gebruikt wordt.

lees meer
Autorisaties optimaliseren

Autorisaties optimaliseren

Werkt uw organisatie al enige tijd met AFAS? Dan is de kans groot dat naar verloop van tijd een wildgroei aan autorisaties is ontstaan. Of dat de huidige autorisatiestructuur niet meer aansluit op uw praktijksituatie.
a•s WORKS kijkt graag met u mee hoe wij samen de autorisatiestructuur kunnen optimaliseren en automatiseren. Denk hierbij aan:

• het inperken van handmatige autorisatierollen
• het optimaliseren en opschonen van bestaande rollen
• het automatiseren van de autorisatierollen (door deze te koppelen aan functies, selecties of persoonlijke rollen)

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Werkt uw organisatie al enige tijd met AFAS? Dan is de kans groot dat naar verloop van tijd een wildgroei aan autorisaties is ontstaan. Of dat de huidige autorisatiestructuur niet meer aansluit op uw praktijksituatie.

lees meer
Begrotingstraject ingewikkeld?

Begrotingstraject ingewikkeld?

Wij kunnen u helpen om snel en zorgeloos het begrotingstraject te doorlopen met op maat gesneden oplossingen voor elke organisatie. U krijgt een realistisch inzicht op basis van een eigen begrotingsomgeving. Onze oplossing biedt een export naar de financiële administratie en is geschikt voor meerjarenbegrotingen.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Wij kunnen u helpen om snel en zorgeloos het begrotingstraject te doorlopen met op maat gesneden oplossingen voor elke organisatie.

lees meer
De transitievergoeding voor een medewerker berekenen?

De transitievergoeding voor een medewerker berekenen?

Met onze handige rekentool op InSite bereken je eenvoudig de hoogte van de transitievergoeding voor een medewerker. Je legt hiermee automatisch een nabetalingscontract vast nadat de workflow is goedgekeurd. Wat ons betreft een must have om als werkgever in control te zijn. De regelgeving is tegenwoordig zo dat een medewerker al recht heeft op een transitievergoeding vanaf de eerste werkdag.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Met onze handige rekentool op InSite bereken je eenvoudig de hoogte van de transitievergoeding voor een medewerker.

lees meer
AFAS laten aansluiten op uw huisstijl

AFAS laten aansluiten op uw huisstijl

Werk je al enige tijd met AFAS InSite of OutSite en matcht de layout hiervan inmiddels niet meer met de huisstijl? Dan wordt het wellicht tijd om e.e.a. van een nieuw likje verf te voorzien. Met een nieuw thema voor InSite en OutSite kijken we naar:

• het logo
• het lettertype
• de kleurstelling
• het gebruik van knoppen
• de indeling

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Werk je al enige tijd met AFAS InSite of OutSite en matcht de layout hiervan inmiddels niet meer met de huisstijl?

lees meer
Een vervanger inrichten in AFAS

Een vervanger inrichten in AFAS

De vakantie staat voor de deur. In AFAS is het mogelijk om je processen soepel door te laten lopen middels het inrichten van vervangers. Als je ziek bent of op vakantie gaat neemt je vervanger, of die van je afwezige collega, je taken over. De vervanger wordt dan verantwoordelijk voor het proces dat jij dagelijks uitvoert.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

De vakantie staat voor de deur. In AFAS is het mogelijk om je processen soepel door te laten lopen middels het inrichten van vervangers.

lees meer
Inrichting van uw facturatieproces

Inrichting van uw facturatieproces

Wij regelen de complete inrichting van uw gehele facturatieproces. Denk hierbij aan de inrichting van de:

• verkoopfacturen
• grootboekrekeningen
• btw
• artikelen en artikelgroepen
• lay-out van uw facturen

Naast een compleet nieuwe inrichting valt er misschien ook nog winst te behalen door tijdige en accurate verwerking van de facturatie. Ook hier kunnen wij u bij helpen.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Wij regelen de complete inrichting van uw gehele facturatieproces. Denk hierbij aan de inrichting van de:

• verkoopfacturen
• grootboekrekeningen
• btw
• artikelen en artikelgroepen
• lay-out van uw facturen

lees meer
Periodeafsluiting zonder zorgen?

Periodeafsluiting zonder zorgen?

Met het periodeafsluitingsplan van AFAS is dat mogelijk. In het periodeafsluitingsplan staan alle stappen die aan de hand van een tijdspad gedaan moeten worden om tijdige en betrouwbare jaarcijfers op te leveren.

Voordelen:

  • vooraf het draaiboek vaststellen
  • heldere planning
  • automatische workflowtaken
  • alles binnen AFAS Profit
Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Met het periodeafsluitingsplan van AFAS is dat mogelijk. In het periodeafsluitingsplan staan alle stappen die aan de hand van een tijdspad gedaan moeten worden om tijdige en betrouwbare jaarcijfers op te leveren.

lees meer
Overzicht kwijt over al uw vrije inkoopaanvragen?

Overzicht kwijt over al uw vrije inkoopaanvragen?

Met de inrichting van vrije inkoopaanvragen op AFAS Insite zorg je ervoor dat medewerkers eerst een goedkeuring krijgen voordat zij een bestelling gaan plaatsen. Denk hierbij aan het bestellen van een bloemetje voor een zieke collega of de aanschaf van een nieuwe laptop.

De voordelen:

  • goedkeuring voordat een bestelling plaatsvindt
  • beoordeling door budgethouders middels een workflow
  • meer grip op uitgaven door medewerkers
  • mogelijkheid tot het aanmaken van verplichtingen
Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Met de inrichting van vrije inkoopaanvragen op AFAS Insite zorg je ervoor dat medewerkers eerst een goedkeuring krijgen voordat zij een bestelling gaan plaatsen.

lees meer
Het sollicitatieproces stroomlijnen via workflows

Het sollicitatieproces stroomlijnen via workflows

Bijna iedereen heeft te maken met de krapte op de arbeidsmarkt. Hierdoor krijgen bedrijven ook steeds vaker te maken met het proces van Werving & Selectie. AFAS kan helpen dit proces heel inzichtelijk te maken: het proces van vacature tot indiensttreding kan volledig worden geborgd in AFAS.
Zo kan de sollicitant gegevens aanvullen, documenten toevoegen en het sollicitatieproces volgen via Outsite (website). Daarnaast kan de organisatie het volledige sollicitatieproces stroomlijnen via workflows in InSite (intranet).

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Bijna iedereen heeft te maken met de krapte op de arbeidsmarkt. Hierdoor krijgen bedrijven ook steeds vaker te maken met het proces van Werving & Selectie.

lees meer
Koppelen van externe software met AFAS

Koppelen van externe software met AFAS

Als u gebruik maakt van een externe applicatie zijn er mogelijkheden om via een koppeling deze externe applicatie te laten werken met AFAS. Met een koppeling kun je zowel gegevens ophalen, bewerken en ook weer terugsturen. a•s WORKS is gespecialiseerd in het realiseren van deze koppelingen. Wij doen dit o.a. met de software van arbo-dienstverleners en Cogix | Grip op onderwijsfinanciën. Daarnaast bieden we ondersteuning om samen met externe applicaties een dergelijke koppeling tot stand te kunnen brengen.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Als u gebruik maakt van een externe applicatie zijn er mogelijkheden om via een koppeling deze externe applicatie te laten werken met AFAS. Met een koppeling kun je zowel gegevens ophalen, bewerken en ook weer terugsturen.

lees meer
Krijg grip op uw crediteurgegevens

Krijg grip op uw crediteurgegevens

Wij richten controle-bankrekeningen in waarbij aan de hand van een toegevoegde bijlage door een bevoegd functionaris de juistheid van de ingevoerde bankrekening gecontroleerd wordt. Het gevolg hiervan is dat een bankrekening niet eerder vrijgegeven wordt voor betalingen voordat deze akkoord is bevonden. Met deze inrichting implementeert u het vierogen-principe in uw administratie. Er wordt in het proces vastgelegd wie de bankrekening geaccordeerd heeft en wie deze heeft aangemaakt.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Wij richten controle-bankrekeningen in waarbij aan de hand van een toegevoegde bijlage door een bevoegd functionaris de juistheid van de ingevoerde bankrekening gecontroleerd wordt.

lees meer
Eindelijk al uw documenten digitaliseren

Eindelijk al uw documenten digitaliseren

Wij zien bij onze klanten steeds meer de behoefte om documenten te digitaliseren en het proces hieromheen te versimpelen. In AFAS is het mogelijk documenten te standaardiseren en automatisch te genereren en vullen met gegevens uit het systeem. Ook is het mogelijk om de documenten digitaal te ondertekenen.
Laat je dit invoerwerk over aan het systeem, dan haalt het altijd de meest actuele gegevens op van de medewerker aan wie je de brief stuurt en staan onderdelen zoals de (verzend)datum en (adres)gegevens altijd goed. De foutkans is daardoor aanzienlijk lager.

De belangrijkste voordelen op een rijtje:

• efficiënt
• minder kans op fouten
• werken met de laatste versie van een document
• documenten worden automatisch opgeslagen in het digitale personeelsdossier

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Wij zien bij onze klanten steeds meer de behoefte om documenten te digitaliseren en het proces hieromheen te versimpelen. In AFAS is het mogelijk documenten te standaardiseren en automatisch te genereren en vullen met gegevens uit het systeem.

lees meer
Krijg meer inzicht in de gemaakt uren

Krijg meer inzicht in de gemaakt uren

Met de inrichting van het Matrix uren boeken in AFAS kun je gemakkelijk je uren boeken per project. Op deze manier is meer inzicht in de gemaakte uren per week maar ook in de gemaakte uren per project.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Met de inrichting van het Matrix uren boeken in AFAS kun je gemakkelijk je uren boeken per project. Op deze manier is meer inzicht in de gemaakte uren per week maar ook in de gemaakte uren per project.

lees meer
Favorieten in declaratieprofielen

Favorieten in declaratieprofielen

Binnen AFAS Insite is een nieuwe functionaliteit beschikbaar die in veel omgevingen nog niet wordt gebruikt. En volgens ons is dat een gemiste kans. Deze functionaliteit maakt het namelijk voor de medewerker mogelijk om favoriete reisdoelen op te slaan bij het indienen van een declaratie. Een groot voordeel voor de medewerker. Zo wordt het indienen van een reiskostendeclaratie een fluitje van een cent.

Meer weten? Bel met 055 578 95 25 of mail naar asc@as-works.nl

Binnen AFAS Insite is een nieuwe functionaliteit beschikbaar die in veel omgevingen nog niet wordt gebruikt. En volgens ons is dat een gemiste kans.

lees meer
Top
46